Referat Organizacyjny:

Kierownik:  

tel. 0552762501,
e-mail: sekretarz@dzierzgon.pl

Zadania referatu:

1.  Zapewnienie prawidłowej organizacji i sprawnego funkcjonowania Urzędu, realizacja zadań wynikających z funkcji Burmistrza jako organu wykonawczego Gminy, prowadzenie całości spraw związanych z obsługą Urzędu w zakresie zapewnienia materiałowo - technicznych warunków pracy Urzędu oraz utrzymania prawidłowego jego stanu technicznego , a w szczególności:

A. W zakresie organizacji  administracyjno-gospodarczej, kancelaryjno-technicznej funkcjonowania Urzędu oraz spraw kadrowych pracowników:

1) opracowywanie projektów statutu i regulaminów oraz innych dokumentów dotyczących funkcjonowania Urzędu,

2) koordynacja działalności komórek organizacyjnych w zakresie określonym przez

Kierownictwo Urzędu,

3) nadzorowanie stosowania przepisów instrukcji kancelaryjnej w Urzędzie,

4) prowadzenie rejestru wydanych upoważnień i pełnomocnictw,

5) prowadzenie rejestru przesyłek specjalnego rodzaju ,

6) prowadzenie ewidencji zasobu bibliotecznego i oprogramowania komputerowego Urzędu,

7) obsługa sekretariatu Burmistrza i Sekretarza,

8) przygotowywanie oraz techniczna obsługa spotkań z udziałem Kierownictwa,

9) prowadzenie rejestru delegacji służbowych,

10) prowadzenie rejestru zarządzeń Burmistrza,

11) prowadzenie rejestru skarg i wniosków ,

12) prowadzenie rejestru jednostek organizacyjnych Gminy,

13) prowadzenie książki kontroli i dokumentacji z kontroli zewnętrznej i wewnętrznej

14) prowadzenie zbioru oświadczeń majątkowych składanych Burmistrzowi,

15) prowadzenie zbioru oświadczeń odpowiedzialności materialnej pracowników

16) nadzór nad terminowym załatwianiem interpelacji i wniosków radnych, przekazywanie ich właściwym komórkom organizacyjnym w celu merytorycznego rozpatrzenia i udzielenia odpowiedzi..

17) prowadzenie spraw kadrowych kierowników gminnych jednostek organizacyjnych.

18) prowadzenie spraw kadrowych i szkoleniowych pracowników Urzędu oraz pracowników zatrudnionych w systemie robót publicznych, interwencyjnych, stażystów i absolwentów oraz pełnej dokumentacji związanej z zatrudnianiem i zwalnianiem tych pracowników.

19) realizowanie zadań dotyczących organizacji i załatwiania skarg , wniosków i postulatów mieszkańców.

20) stwierdzanie własnoręczności podpisów,

21)  prowadzenie prac związanych z zabezpieczeniem od strony organizacyjnej prawidłowego przeprowadzenia:

a) wyborów: Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej, posłów do Sejmu i senatorów do Senatu Rzeczypospolitej Polskiej,

b) wyborów do Parlamentu Europejskiego,

c) wyborów samorządowych,

d) referendum ogólnokrajowego lub gminnego,

e) spisów gminnych i ogólnokrajowych.

22) zapewnienie obsługi pocztowej i kurierskiej, ewidencja korespondencji wpływającej do Urzędu, ewidencja przesyłek specjalnego rodzaju.

23) zapewnienie łączności telefonicznej, telefaksowej i radiotelefonicznej oraz obsługi poligraficznej.

24) prowadzenie spraw związanych z zarządem i utrzymaniem budynku administracyjnego zajmowanego przez Urząd,

25) zapewnienie utrzymania czystości w obiekcie, dbałość o ich estetykę i wizualizację.

26) prowadzenie zaopatrzenia materiałowego na cele administracyjne, w tym zakup inwentarza ruchomego, materiałów i maszyn biurowych, ich remonty i konserwacja oraz materiałów biurowych,

27) prowadzenie gospodarki drukami i formularzami,

28) prowadzenie spraw związanych z utrzymaniem samochodów będących własnością Gminy

29) zarządzanie siecią telefoniczną i informatyczną Urzędu oraz systemem alarmowym,

30) udział w komisjach inwentaryzacyjnych powołanych do przeprowadzenia inwentaryzacji w Urzędzie,

B.. W zakresie obsługi Rady Miejskiej :

1) obsługa organizacyjna i kancelaryjna Rady Miejskiej oraz komisji Rady, w tym:

a) organizacyjne przygotowanie sesji Rady oraz posiedzeń komisji,

b) opracowywanie materiałów, w tym protokołów, z obrad sesji Rady i posiedzeń komisji,

c) przekazywanie jednostkom organizacyjnym Gminy, kierownikom komórek organizacyjnych oraz samodzielnym pracownikom uchwał do realizacji,

d) przesyłanie uchwał Rady organom nadzoru , a także do publikacji w Dzienniku Urzędowym Województwa Pomorskiego,

e) prowadzenie rejestru uchwał Rady,

f) prowadzenie rejestru interpelacji i wniosków zgłoszonych przez radnych,

g) prowadzenie rejestru wniosków i opinii komisji Rady,

h) organizowanie szkoleń radnym.

2) przekazywanie radnym  materiałów będących przedmiotem obrad sesji Rady i posiedzeń komisji,

3) opracowywanie zgodnie z wytycznymi Przewodniczącego Rady i Przewodniczących komisji projektów planów pracy Rady i komisji,

4) obsługa organizacyjna i kancelaryjna Przewodniczącego Rady i jego zastępców,

5) obsługa administracyjna jednostek pomocniczych Gminy we współpracy z właściwymi merytorycznie referatami,

6) gromadzenie zbioru przepisów gminnych (miejskich) i udostępnianie ich do powszechnego wglądu,

7) ogłaszanie przepisów gminnych wydawanych przez Radę ,

8) organizowanie obsługi narad zwoływanych przez Przewodniczącego Rady ,

9) prowadzenie spraw związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem wyborów

ławników do sądów powszechnych.

10) prowadzenie spraw związanych z nadaniem tytułów honorowych i odznak osobom szczególnie zasłużonym dla Gminy.

11) przekazywanie Burmistrzowi uchwał Rady , interpelacji, wniosków radnych

C. W zakresie zamówień publicznych

1) udzielanie wyjaśnień pracownikom przy opracowywaniu projektów dokumentów do

postępowań realizowanych przez referaty Urzędu,

2) weryfikowanie pod względem formalnym projektów dokumentów  przygotowywanych przez członków komisji przetargowych

3) prowadzenie rejestru zamówień publicznych, protestów i odwołań,,

4)  prowadzenie zbiorczej sprawozdawczości z udzielonych zamówień publicznych,

5) organizowanie  szkoleń  dla pracowników oraz upowszechnianie wykładni prawnych Urzędu Zamówień Publicznych i orzeczeń sądowych, dotyczących zamówień publicznych,